HR kennis
Home » HR kennis » 5. Beoordelingen » Dossiers » Het functioneringsgesprek
Het functioneringsgesprek

Naast praktische tips en aanbevelingen staat in dit dossier o.a. beschreven wat een functioneringsgesprek nou precies is, waarom deze worden gehouden, hoe het gesprek eruit ziet en wat de verschillen zijn met een beoordelingsgesprek. 



Wat is een functioneringsgesprek

functioneringsgesprek het; o -ken periodiek plaatsvindend gesprek tussen werknemer en chef over het functioneren vd eerste (Bron: Van Dale online)

Het functioneringsgesprek is een gesprek tussen (vaak) leidinggevende en medewerker. Beide gesprekspartners zijn gelijkwaardig en er is sprake van tweerichtingsverkeer. Het doel van het functioneringsgesprek wordt hieronder uitgebreid beschreven maar kan kort samengevat worden als het verbeteren van het functioneren. Hierbij kijkt dus niet alleen de leidinggevende naar het functioneren van de medewerker maar ook vice versa. De manier van leidinggeven en de samenwerking met leidinggevende en collegas beinvloeden immers voor een groot deel het functioneren. Gekeken wordt welke aspecten verbeterd kunnen worden, op welke manier, of er (aanvullende) scholing vereist is, etc.
Om te voorkomen dat de gespreksonderwerpen invloed hebben op bijvoorbeeld het salaris, is het gebruikelijk eventuele salarisverhogingen apart te bespreken tijdens het beoordelingsgesprek.
Centraal in het functioneringsgesprek staat de functiebeschrijving, hier staat immers in beschreven waar de medewerker voor is aangenomen en wat deze naar behoren hoort te doen.

Functioneringsgesprek versus Beoordelingsgesprek

Functioneringsgesprek <-> Beoordelingsgesprek
Gelijkwaardige verhouding <-> Ongelijkwaardige verhouding
Leidinggevende geeft begeleiding <-> Leidinggevende spreekt oordeel uit
Tweezijdige gespreksvorm <-> Eenzijdige gespreksvorm
Leidinggevende en medewerker geven beiden hun visie <-> Leidinggevende oordeelt over prestaties
Op de toekomst gericht <-> Op het verleden gericht
Geen rechtspositionele gevolgen <-> Mogelijke rechtspositionele gevolgen
Promotie en salarisverhoging niet aan de orde <-> Doorgaans gekoppeld aan promotie en/of salarisverhoging
Positieve invloed op functioneren <-> Mogelijke negatieve invloed op functioneren
Problem solving aanpak <-> Tell & Sell of Tell & Listen aanpak
Begeleiding bij negatieve punten <-> Verdediging bij negatieve punten
Verslag naar beide gesprekspartners <-> Verslag in personeelsdossier

Waarom worden functioneringsgesprekken gehouden

Gemotiveerde medewerkers is een van de belangrijkste factoren voor een succesvolle organisatie. Het geven van aandacht en begeleiding door middel van een functioneringsgesprek levert een positieve bijdrage aan de motivatie. Er wordt tijd genomen voor de medewerkers en er wordt ook gekeken hoe de medewerker zich verder kan ontwikkelen. Het stilstaan bij ontwikkeling geeft meteen aan dat het functioneringsgesprek ook een sturinginstrument is. Als er een onderdeel in het functioneren is wat achteruit gaat, beter kan of dreigt te stagneren kan hier tijdig op gestuurd worden. In overleg tussen leidinggevende en medewerker worden maatregelen bedacht om het functioneren te verbeteren. Door structureel tijd en stappen te nemen in het functioneren wordt dit naar een hoger niveau gebracht.

Doelen:

  • Het verbeteren van het functioneren van de medewerker
  • Het opsporen en oplossen van eventuele belemmering in het functioneren
  • Het verbeteren van de onderlinge samenwerking
  • Het verkrijgen van een beeld van de beleving van de medewerker
  • Het motiveren van de medewerker door het geven van persoonlijke aandacht

Wanneer worden functioneringsgesprekken gehouden

Functioneringsgesprekken worden minstens eenmaal per jaar gehouden. De beoordelingsgesprekken worden vaak aan het eind van het jaar gehouden. Het is gebruikelijk de functioneringsgesprekken voor de zomervakantie te plannen. Op deze manier wordt er eens per half jaar een persoonlijk gesprek gehouden met de medewerker. Daarnaast heeft de medewerker op deze manier nog ruimschoots de tijd eventuele verbeteringen uit het functioneringsgesprek door te voeren, voordat het beoordelingsgesprek plaatsvindt.

Hoe ziet een functioneringsgesprek eruit

Het functioneringsgesprek wordt doorgaans gevoerd met de direct leidinggevende, deze heeft het beste zicht op het functioneren van de medewerker en eventuele verbeteringen. Het gesprek kan worden bijgewoond door iemand van HR, die desgewenst advies kan geven over ontwikkelingsvraagstukken en afspraken vast kan leggen op papier.

Formulier
Het functioneringsformulier geeft een weergave van hetgeen besproken is tijdens het functioneringsgesprek, inclusief de gemaakte afspraken. Dit formulier is tegelijk een handige leidraad voor het gesprek.

Voorbereiding
De medewerker krijgt minstens een week van te voren een uitnodiging voor het functioneringsgesprek, met daarbij vermeldt de geserveerde tijd en procedure voor verslaglegging. De medewerker is dan al op de hoogte van het doel en de opzet van het functioneringsgesprek. Wanneer deze voor het eerst worden gehouden is het erg belangrijk dit ruim van tevoren bekend te maken en zo veel mogelijk betrokkenheid te creeren in de organisatie.
De leidinggevende stelt een lijst met gesprekspunten vast. Vaak zijn er een aantal vaste gesprekspunten voor een bepaalde groep medewerkers. Daarnaast zijn er voor elk individu aparte gesprekspunten. Er kan voor gekozen worden de gespreksonderwerpen bij de uitnodiging aan de medewerker te overhandigen, evenals het formulier wat tijdens het gesprek wordt gebruikt. Op deze manier kan de medewerker zich voorbereiden. Dit neemt eveneens de angst voor het onzekere enigszins weg.
Aan de andere kant kan ook aan de medewerker worden gevraagd vooraf de gesprekspunten door te geven, waardoor de leidinggevende zich kan voorbereiden.
Naast de organisatorische voorbereiding is de leidinggevende zich uiteraard het hele jaar aan het voorbereiden door het inwinnen, verzamelen en registreren van informatie over het functioneren van de medewerker. Dit hoeft niet heel uitgebreid, er zijn lijsten waarop de leidinggevende aan het eind van de maand een cijfer geeft per medewerker, dit geeft een goed totaalbeeld.
Verder kan er gedacht worden aan informatie uit notulen van vergaderingen, e-mails, etc.

Opbouw gesprek
De leidinggevende opent het gesprek en probeert de medewerker op zijn gemak te stellen. Tijdens de opening licht de leidinggevende nogmaals het doel en de gespreksduur toe. Voor zover nog niet bekend worden nu ook de gesprekspunten van beide partijen geinventariseerd.
De verdere opbouw van het functioneringsgesprek hangt mede af van de indeling van het formulier, maar globaal kunnen we de volgende indeling (met aanbevelingen) hanteren:

Actualiteit functiebeschrijving
Controleer gezamenlijk de functiebeschrijving op actualiteit, zijn er kerntaken toegevoegd of weggevallen.

Uitkomst en voortgang afspraken vorig gesprek
Sta stil bij de gemaakte afspraken en de eventuele redenen waarom deze niet zijn nagekomen.

Gesprekspunten medewerker
De medewerker ligt zijn gesprekspunten toe, de leidinggevende reageert en samen wordt een oplossing/actie geformuleerd.

Gesprekspunten leidinggevende
De leidinggevende ligt zijn gesprekspunten toe, de medewerker reageert en samen wordt een oplossing/actie geformuleerd.

Algemeen functioneren
Hier kan gekeken worden naar bijvoorbeeld: functiebeheersing, kwaliteit van het werk, persoonlijke inzet, manier van leidinggeven, competenties.

Beleving van het werk
Hoe kijkt de medewerker aan tegen de onderlinge sfeer, de samenwerking met collegas, uitdaging in het werk, manier van leidinggeven.

Loopbaanontwikkeling / opleiding
Welke ontwikkelingen zien medewerker en leidinggevende in de loopbaan, welke mogelijkheden en interesses zijn er, is er behoefte aan (bij)scholing.

Bijzonder omstandigheden die het functioneren hebben beinvloed
Indien sprake is van omstandigheden waardoor medewerkers anders (konden) functioneren dan normaalgesproken, is het raadzaam deze te bespreken. Deze omstandigheden zijn immers ook van invloed op het toekomstig functioneren.

Ziekteverzuim
Sta stil bij het verzuim van de medewerker en de eventuele verzuimbegeleiding vanuit de organisatie. Hoe kan verzuim worden teruggedrongen, etc.

Afspraken en acties
Het spreekt voor zich dat afspraken en acties concreet en helder worden geformuleerd. Wie doet wat, en wanneer. Duidelijkheid vergroot de stimulans.

Afsluiting
Evalueer of het doel van het functioneringsgesprek is gehaald en of de afspraken helder zijn. Sluit het gesprek positief af, bij voorkeur met een compliment. De medewerker moet gemotiveerd zijn de afspraken na te komen. Lukt het niet een gesprek positief af te ronden, maak dan meteen een vervolgafspraak.

POP
Indien er met een POP (persoonlijk ontwikkelingsplan) wordt gewerkt, is het handig deze erbij te pakken. Hierin staan onder andere de doelstellingen van de medewerker. Er wordt gekeken naar de eigen doelstellingen en in hoeverre dit verbeterd kan worden.

Bezwaar
Aangezien functioneringsgesprekken een tweezijdig karakter hebben, kan er geen bezwaar worden gemaakt tegen de uitkomst van een functioneringsgesprek. Wel kan er bezwaar worden gemaakt tegen formuleringen in de verslaglegging of tegen de procedure die gevolgd is. De medewerker tekent de verslaglegging/het functioneringsformulier voor akkoord of voor gezien.

Aanbevelingen

  • Zorg voor een ruimte waar het gesprek ongestoord kan worden gehouden (telefoons uit)
  • Neem ruim de tijd voor een gesprek, reken op ongeveer een uur per persoon
  • Bereid het gesprek goed voor en zorg ervoor dat het doel van het gesprek helder is
  • Hou de functiebeschrijving bij het gesprek
  • Leg nieuwe medewerkers tijdig (bij indiensttreding) de procedure en criteria uit
  • Bespreek voor aanvang van het gesprek nogmaals de procedure en de duur van het gesprek
  • Reserveer tijd om de medewerker op zijn gemak te stellen
  • Zorg voor een goede sfeer en een betrokken houding
  • Haal de medewerker op, begroet deze niet zittend vanachter het bureau
  • Neem plaats in een hoekopstelling
  • Gebruik waar mogelijk praktijkvoorbeelden, dit is verhelderend voor de medewerker
  • Controleer puntsgewijs en aan het eind van het gesprek of beide partijen begrepen
  • Vraag bij onduidelijkheden net zo lang door tot alles helder is
  • Verwijs naar het gedrag van de persoon in plaats van naar de persoon zelf
  • Laat de medewerker zoveel mogelijk zelf met oplossingen komen
  • aak afspraken SMART en leg deze schriftelijk vast
  • Bewaar niet alle verbeterpunten tot het functioneringsgesprek
  • Beperk het aantal verbeterpunten tot een werkbaar aantal
  • Houdt rekening met en heb begrip voor emoties
  • LSD: Luisteren, Samenvatten, Doorvragen
  • Zorg voor duidelijkheid in de taakverdeling bij de gesprekken
  • Durf elkaar aan te spreken, beide partijen hebben belang bij een goed functioneren

Links

Links
 



Aan items binnen HRnetwerk.nl kunnen geen enkele rechten worden ontleend. Gebruik is op eigen risico, HRnetwerk.nl kan niet aansprakelijk worden gesteld voor het gebruik. Niet bestemd voor commercieel gebruik.


Stuur door       Afdrukken       Toevoegen       Wijzigen

« Terug
Sociale Media
    
    
    
HR kennis - Zoek opties




  • Plots willen heel veel mensen makelaar worden

    Nu de huizenmarkt weer op volle toeren draait, groeit ook het aantal makelaars ARTIKELNu de huizenmarkt in heel Nederland is opgeleefd, klimt ook het makelaarsvak omhoog in de lijst populaire beroepen. De laatste zeven jaar is het aantal zelfstandige makelaars met 10 procent toegenomen, van 8.200 bedrijven in 2010 naar ruim negenduizend nu. Dat maakte het Centraal Bureau voor Statistiek (CBS) maan...