HR kennis
Home » HR kennis » 5. Beoordelingen » Dossiers » Het beoordelingsgesprek
Het beoordelingsgesprek

Naast praktische tips en aanbevelingen staat in dit dossier o.a. beschreven wat een beoordelingsgesprek nou precies is, waarom deze worden gehouden, hoe het gesprek eruit ziet en wat de verschillen zijn met een functioneringsgesprek. 



Wat is een beoordelingsgesprek

In een beoordelingsgesprek geeft de leidinggevende een oordeel over het functioneren van de medewerker. Het gesprek bestaat (in tegenstelling tot het functioneringsgesprek) vrijwel uit eenrichtingsverkeer. De visie van de beoordelaar komt naar voren. Deze visie is onderbouwd en daardoor acceptabel en begrijpelijk voor de medewerker. Om de betrokkenheid van de medewerker te vergroten kan worden gevraagd naar zijn/haar onderbouwde mening. Het is echter gebruikelijk dat de medewerker slechts kennis neemt van het oordeel en reageert, zonder dat daarop inhoudelijk wordt ingegaan. Een beoordeling gaat altijd over de periode die geweest is.

Beoordelingsgesprek versus Functioneringsgesprek

Beoordelingsgesprek <-> Functioneringsgesprek
Ongelijkwaardige verhouding <-> Gelijkwaardige verhouding
Leidinggevende spreekt oordeel uit <-> Leidinggevende geeft begeleiding
Eenzijdige gespreksvorm <-> Tweezijdige gespreksvorm
Leidinggevende oordeelt over prestaties <->Leidinggevende en medewerker geven beiden hun visie
Op het verleden gericht <-> Op de toekomst gericht
Mogelijke rechtspositionele gevolgen <-> Geen rechtspositionele gevolgen
Doorgaans gekoppeld aan promotie en/of salarisverhoging <-> Promotie en salarisverhoging niet aan de orde
Mogelijke negatieve invloed op functioneren <-> Positieve invloed op functioneren
Tell & Sell of Tell & Listen aanpak <-> Problem solving aanpak
Verdediging bij negatieve punten <-> Begeleiding bij negatieve punten
Verslag in personeelsdossier <-> Verslag naar beide gesprekspartners

Waarom worden beoordelingsgesprekken gehouden

Hoewel beoordelingsgesprekken en de voorbereiding hiervan vaak niet als prettig wordt ervaren, zijn ze erg nuttig. Een beoordelingsgesprek is een van de instrumenten op personeelskwesties aan te pakken en aan te sturen. Een beoordelingsgesprek schept duidelijkheid bij zowel de leidinggevende als bij de werknemer. De leidinggevende staat stil bij de aansturing van zijn/haar medewerkers en kijkt waar bijgestuurd moet worden. Omdat de beoordeling wordt vastgelegd hebben leidinggevende en de medewerker een goed zicht op de positie van de medeweker.
Naast de evaluatie is het beoordelingsgesprek ook een middel om salarisgroei of stagnatie te rechtvaardigheden. Medewerkers die om loonsverhoging willen vragen, wachten hiermee tot het beoordelingsgesprek. Het al dan niet toekennen van deze verhoging g gebeurt dan ook op basis van de prestaties die in het gesprek beoordeeld worden.

Doelen:
� Het geven van een beoordeling over functioneren van de medewerker
� Het formuleren van arbeidsvoorwaardelijke beslissingen, zoals bijvoorbeeld het krijgen van salarisverhoging
� Het motiveren van de medewerker door het geven van persoonlijke aandacht

Wanneer worden beoordelingsgesprekken gehouden

Aangezien aan de beoordeling vaak gekoppeld wordt aan het salaris en overige arbeidsvoorwaarden is het gebruikelijk deze aan het eind van het jaar te plannen. Deze tijd van het jaar is ook een mooie tijd om de balans op te maken.
Ervan uitgaande dat de beoordelingsgesprekken en functioneringsgesprekken niet samen worden gehouden, wordt er eens per half jaar een gesprek gehouden. Als er bij de beoordeling wordt gekeken naar verbeterpunten uit het functioneringsgesprek moet er voor de medewerker voldoende tijd zijn geweest deze punten daadwerkelijk te verbeteren.

Hoe ziet een beoordelingsgesprek eruit

Het beoordelingsgesprek wordt doorgaans gevoerd met de direct leidinggevende, deze is het best in staat een beoordeling te geven over de gevoerde werkzaamheden.

Formulier
De meeste organisaties maken gebruik van een beoordelingsformulier. Net als bij een rapport wordt er per criterium een score/beoordeling gegeven. Deze criterium kunnen worden onderverdeeld in bijvoorbeeld de categorie�n organisatie-, afdeling- en functiecompetenties, of werkprestatie, vaardigheid, houding, leidinggeven.
Uiteraard verschillen de categorieen en criteria per organisatie, afdeling en functie. Dit is immers afhankelijk van wat de organisatie belangrijk vindt en waarvoor de medewerker is aangenomen, wat er in de functieomschrijving staat.
Het is belangrijk dat de werknemer op de hoogte is van de criteria waarop hij beoordeeld wordt en de consequenties die op de beoordeling volgen.

Voorbereiding
De medewerker krijgt minstens een week van te voren een uitnodiging voor het beoordelingsgesprek. In de uitnodiging staat ook hoe lang het gesprek ongeveer zal duren.
De medewerker is al op de hoogte van de criteria en eventuele consequenties van het beoordelingsgesprek. Wanneer deze voor het eerst worden gehouden is het erg belangrijk dit ruim van tevoren bekend te maken en zo veel mogelijk betrokkenheid te creeren in de organisatie.
Naast de organisatorische voorbereiding is de leidinggevende zich uiteraard het hele jaar aan het voorbereiden door het inwinnen, verzamelen en registreren van informatie over het functioneren van de medewerker. Aantekeningen, correspondentie, opmerkingen, cijfers, afspraken en toezeggingen uit eerdere gesprekken, etc. worden gebundeld tot een soort dossier. Dit levert twee voordelen op. Er kan worden verwezen naar praktijkvoorbeelden en het beoordelingsproces is op deze manier geen momentopname.

Opbouw gesprek
De leidinggevende opent het gesprek en probeert de medewerker op zijn gemak te stellen. Tijdens de opening licht de leidinggevende nogmaals het doel en de gespreksduur toe.
Daarna zal de leidinggevende zijn beoordeling geven. De beoordeling is van tevoren al door de leidinggevende ingevuld op het formulier en zal nu worden toegelicht. Na de beoordeling op de criteria (vooraf gesteld en bekend bij de medewerker) is het raadzaam nog een totaalbeoordeling te formuleren. De medewerker kan hierna inhoudelijk reageren op de beoordeling maar dit zal het oordeel niet veranderen. Het commentaar van de medewerker heeft dus geen invloed op de uitkomst van de beoordeling. Tenslotte worden de consequenties voor bijvoorbeeld het salaris en de loopbaanplanning besproken. Hier worden ook afspraken voor de toekomst gemaakt.
Omdat het beoordelingsgesprek bij de medewerker emoties kan oproepen, is het belangrijk de tijd te nemen voor een goede afronding van het beoordelingsgesprek. De medewerker kan, vooral bij een tegenvallende / negatieve beoordeling, boos of verdrietig zijn. Het is niet handig de medewerker in zo'n toestand terug te laten gaan naar de werkplek. Streef dus naar een neutrale afsluiting.
Overigens kan een uitbarsting van emoties voorkomen worden door voortdurend aandacht aan de medewerker te besteden. Het is immers niet de bedoeling dat de medewerker tijdens het beoordelingsgesprek verrast wordt door de beoordeling van de leidinggevende. Eventuele verbeterpunten moeten, naast het functioneringsgesprek, al vaker besproken zijn. Wanneer er gebruik wordt gemaakt van praktijkvoorbeelden zal de beoordeling ook voor de medewerker beter te begrijpen en makkelijker te accepteren zijn.

Bezwaar
Omdat de beoordeling rechtspositionele consequenties kan hebben, kan er bezwaar worden gemaakt. Afspraken voor deze procedure kunnen in de CAO of het bedrijfsreglement worden vastgelegd. Er kan ook een civiele procedure worden gestart.

Aanbevelingen

� Zorg voor een ruimte waar het gesprek ongestoord kan worden gehouden (telefoons uit)
� Neem ruim de tijd voor een gesprek, reken op ongeveer een uur per persoon
� Bereid het gesprek goed voor en zorg ervoor dat het doel van het gesprek helder is
� Hou de functiebeschrijving bij het gesprek
� Leg nieuwe medewerkers tijdig (bij indiensttreding) de procedure en criteria uit
� Bespreek voor aanvang van het gesprek nogmaals de procedure en de duur van het gesprek
� Reserveer tijd om de medewerker op zijn gemak te stellen
� Zorg voor een goede sfeer en een betrokken houding
� Haal de medewerker op, begroet deze niet zittend vanachter het bureau
� Neem plaats in een hoekopstelling
� Geef eerst het eigen oordeel, de medewerker zal hier het meest benieuwd naar zijn
� Gebruik waar mogelijk praktijkvoorbeelden, dit is verhelderend voor de medewerker
� Controleer puntsgewijs en aan het eind van het gesprek of beide partijen begrepen
� Vraag bij onduidelijkheden net zo lang door tot alles helder is
� Verwijs naar het gedrag van de persoon in plaats van naar de persoon zelf
� Bewaar niet alle verbeterpunten tot het beoordelingsgesprek, de medewerker moet ook de tijd hebben gehad deze te verbeteren
� Beperk het aantal verbeterpunten tot een werkbaar aantal
� Houdt rekening met en heb begrip voor emoties
� LSD: Luisteren, Samenvatten, Doorvragen
� Zorg voor duidelijkheid in de taakverdeling bij de gesprekken
� Benoem geen vermoedens en vage gevoelens , dit hoort niet thuis in het beoordelingsgesprek
� Beoordeel alleen onderwerpen die de leidinggevende echt kan beoordelen
� Geef geen veilige boordelingen, beide partijen kunnen hier in de toekomst niks mee
� Zorg voor een heldere beoordeling over de hele periode
� Gebruik het beoordelingsgesprek ook om de waardering te uiten
� Sluit het gesprek bij voorkeur met een compliment af


Links

Links
 



Aan items binnen HRnetwerk.nl kunnen geen enkele rechten worden ontleend. Gebruik is op eigen risico, HRnetwerk.nl kan niet aansprakelijk worden gesteld voor het gebruik. Niet bestemd voor commercieel gebruik.


Stuur door       Afdrukken       Toevoegen       Wijzigen

« Terug
Sociale Media
    
    
    
HR kennis - Zoek opties




  • Bedrijven moeten voor innovatie meer samenwerken

    Bedrijven moeten binnen hun groeistrategie beter nadenken over strategieën om met andere bedrijven samen te werken. Samen innoveren is onontbeerlijk, stelt hoogleraar samenwerking en innovatie Vareska van de Vrande. Innovatieve groei door samenwerking is het thema van de inaugurele rede die Van de Vrande vrijdag 2 juni op de Rotterdam School of Management van de Erasmus Universiteit Rotterdam...