HR kennis
Home » HR kennis » 6. Arbeidsvoorwaarden » Dossiers » Flexibel belonen
Flexibel belonen

Goede mensen aan je bedrijf binden? Dat doe je als werkgever, ook in de huidige arbeidsmarkt, met een goed pakket aan flexibele arbeidsvoorwaarden. De hype van de jaren negentig van de vorige eeuw is inmiddels een duidelijke tre



Flexibele arbeidsvoorwaarden

Het merendeel van de CAO’s bevat inmiddels afspraken over arbeidsvoorwaarden á la carte. De opmars van de flexibele arbeidsvoorwaarden laat zich verklaren uit een aantal ontwikkelingen.

Werknemers zoeken een duidelijke balans tussen werk en privé. Arbeid wordt steeds flexibeler. Daarnaast neemt de rol van de zorgende overheid af en zijn mensen zich steeds meer bewust van het feit dat ze zaken als (aanvullend) pensioen zelf moeten regelen. Werkgever spelen daar steeds vaker op in. Meer doen voor je medewerkers zonder dat de loonkosten stijgen? Ook dat blijkt mogelijk.

In dit dossier vindt u informatie over:

 

Flexibel belonen

Arbeidsvoorwaarden à la carte

Bestonden vroeger de arbeidsvoorwaarden uit salaris, vakantietoeslag en als het goed ging misschien een dertiende maand, dat is tegenwoordig wel anders. Wie werkt met arbeidsvoorwaarden à la carte geeft medewerkers de gelegenheid om naar eigen keuze hun arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen. Natuurlijk is er vanwege allerlei regelgeving, denk aan Wet minimumloon en CAO's geen volledige keuzevrijheid. Het echte cafetariamodel waarbij een werknemer vooraf, net als in een cafetaria, een keuze kan maken uit een groot assortiment komt in Nederland praktisch niet voor. Wel is er vaak de keuzemogelijkheid bepaalde looncomponenten uit te ruilen voor andere beloningsvoordelen.  We spreken dan over bronnen en doelen. Het voordeel voor de werknemer is dan gelegen in het feit dat de doelen vaak tegen een lager tarief of in het geheel niet belast worden.

Een (hogere) vergoeding voor reiskosten, extra verlof, deelname aan een spaarloonregeling, fiets van de zaak, bedrijfsfitness: allemaal zaken die werkgevers hun medewerkers in plaats van brutoloon ( mogen) aanbieden. Door medewerkers keuzevrijheid te geven wordt recht gedaan aan hun individuele situatie.

Dat de mogelijkheden er zijn wil nog niet zeggen dat deze allemaal benut worden. De reden waarom de mogelijkheden niet benut worden kunnen divers zijn. Onbekendheid, drempelvrees maar vaak toch ook een kostenaspect. Waarom zou ik als werkgever al mijn werknemers een fiets van de zaak geven of zou ik de bedrijfsfitness betalen? Het leidt tot extra kosten voor de werkgevers. Een mogelijkheid om de kosten voor de werkgever niet te laten stijgen is het invoeren van een cafetariamodel of arbeidsvoorwaarden à la carte. De werknemer verklaart zich bereid afstand te doen van een of meer andere beloningen (bonus, eindejaarsuitkering maar ook regulier maandloon) en in ruil daarvoor krijgt de werknemer bijvoorbeeld een fiets van de zaak.

 

Het principe

In feite is het principe simpel. Het komt neer op het ruilen van de ene arbeidsvoorwaarde voor de andere. Binnen veel organisaties is het al heel lang mogelijk om extra verlof voor eigen rekening op te nemen, iets wat in feite neerkomt op het omruilen van de arbeidsvoorwaarde salaris voor de arbeidsvoorwaarde extra vrije dagen. Tegenwoordig zijn daar veel variaties op gekomen. Een bonus kan worden ingeruild voor een extra storting in de pensioenregeling, maar ook kan het reguliere salaris worden verlaagd in ruil voor een hogere reiskostenvergoeding.

Zoals gezegd is het principe simpel, maar vaak blijkt de uitvoering iets complexer. Aan het aanpassen van arbeidsvoorwaarden zijn nu eenmaal voorwaarden gebonden. Dit geldt zeker als het gaat om het aanpassen in ruil voor fiscaalvriendelijke beloningen. De Belastingdienst erkent dat het mogelijk is, maar stelt dan wel nadere voorwaarden.

 

Op maat

De mogelijkheid tot eigen keuze is het belangrijkste motief om een à la carte systeem in een organisatie in te voeren. Mensen worden, zo bewijzen onderzoek en gezond verstand - het meest gemotiveerd door de arbeidsvoorwaarden waaraan ze het meeste belang hechten. Zoals een goede reiskostenvergoeding, maar ook een bedrijfsauto als je niet afhankelijk wilt zijn van openbaar vervoer of de mogelijkheid om eerder met pensioen te gaan wanneer je al vele jaren hebt gewerkt.

Een goed pakket arbeidsvoorwaarden of employee benefits biedt het personeel de keuze uit verschillende mogelijkheden. Zo kan men idealiter zelf een pakket samenstellen, waarbij bij de één de nadruk kan vallen op vrije tijd, bij de volgende op opleidingen en bij nog een ander op zoveel mogelijk netto besteedbaar inkomen. De werkgever moet er op letten dat de pakketten globaal evenveel waard zijn. Het is verstandig om vooraf te inventariseren waar de wensen naar uit gaan. Zoals eerder gesteld komt dit model nog niet vaak in Nederland, maar zit de flexibiliteit meestal in de mogelijkheid tot het (tijdelijk) uitruilen van bepaalde looncomponenten.

Per branche en bedrijf verschilt de samenstelling van het personeelsbestand. Werken er in het bedrijf meer vrouwen dan mannen? Dan is er een goede kans dat er meer vraag is naar ouderschapsverlof, deeltijdwerk, calamiteitenverlof en ontplooiingsmogelijkheden. Zijn er meer mannelijke twintigers in dienst? Dan zal de lease-auto een gewild artikel zijn. In de praktijk lopen de levensfasen en -stijlen van individuele personeelsleden door elkaar heen. Werkgevers zijn over het algemeen best bereid om het hun medewerkers naar de zin te maken, zeker zolang de kosten van het nieuwe arbeidsvoorwaardenpakket maar niet hoger worden dan het oude pakket én die keuze een gezonde bedrijfsvoering niet in de weg staat.

Bij dit alles zijn werkgever en werknemer trouwens wel gebonden aan wetten en fiscale regels. Zo mag het salaris bijvoorbeeld niet onder het minimum of een percentage daarvan terechtkomen.

Bronnen en Doelen

Het uitruilen van bronnen en doelen

De basis van het systeem van flexibele arbeidsvoorwaarden is het uitruilen van bronnen (salaris, dagen/uren) tegen doelen (extra verlof, pensioen, reiskostenvergoeding maar ook extra inkomen).

De Bronnen

 

Dagen
Over het algemeen verlofdagen die de werknemer toekomen uit hoofde van het dienstverband. Natuurlijk gelden daarbij beperkingen. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld geen dagen inzetten die ze gekregen hebben in verband met een seniorenregeling, zo’n regeling is immers speciaal bedoeld om de oudere werknemer te ontlasten en de overgang naar de pensionering gemakkelijker te laten verlopen. Wettelijk moet een werknemer altijd recht op verlof houden ter grootte van 4 maal het aantal arbeidsuren per week. Dit betekent dus dat alleen bovenwettelijke verlofuren kunnen worden ingezet voor het uitruilen.

Salaris
Vrijwel altijd gaat het hier om het salaris inclusief vaste toelagen en vakantie-uitkering. Beperking: de medewerker moet het minimumloon overhouden. Ook wordt als voorwaarde gesteld dat de werknemer schriftelijk heeft verklaard ermee bekend te zijn dat een (tijdelijke) verlaging van zijn salaris de hoogte van pensioengrondslag en -aanspraken en eventuele uitkeringen van sociaal-verzekeringsrechtelijke aard kan beïnvloeden.

Eenmalige uitkering(en)
Zoals een dertiende maand, gratificatie enzovoorts. Maar ook wel het vakantiegeld, waarbij ook hier geldt dat men de minimum-vakantie-uitkering moet overhouden.

De Doelen

De doelen die (kunnen) worden gekozen zijn natuurlijk vaak afhankelijk van de individuele wensen van de werknemer, maar ook van de regeling van de werkgever. Als de regeling van de werkgever niet toestaat om een hogere reiskostenvergoeding als doel te benoemen dan houdt het voor de werknemer op.

Werkgevers nemen in hun regeling voor flexibele arbeidsvoorwaarden vaak meerdere doelen op waaruit de werknemers een keuze kunnen maken.

Na de verschillende vormen van verlof geven wij een overzicht van welke fiscaalvriendelijke beloningsvormen vaak als doel worden benoemd in een regeling voor flexibele arbeidsvoorwaarden.

Extra verlof
Extra verlof is er in nogal wat vormen. Zoals bijvoorbeeld verlof in de vorm van een:

  • sabbatical leave
  • een verlenging van het ouderschapsverlof
  • verlof voor het volgen van een studie of opleiding
  • of gewoon extra vrije dagen.

 

Pensioen

 

Het recht op een pensioen is vrijgesteld van heffing. De latere uitkeringen worden wel in de belastingheffing betrokken. In het geval een werknemer minder pensioen opbouwt dan fiscaal is toegestaan kan een werkgever dus een extra pensioendotatie doen. Vanzelfsprekend moet de pensioenregeling zelf wel ruimte geven om extra stortingen te kunnen doen.  

Voorbeeld:
Werknemer heeft recht op een bonus in geld. Als hier 52% loonheffing op in wordt gehouden houdt de werknemer netto 48% over. De werknemer verzoekt de werkgever deze bonus niet rechtstreeks aan hem uit te betalen, maar een extra pensioenstorting te doen. Op het moment van storten is geen belasting en premies verschuldigd. Bij de latere uitkering wordt belasting ingehouden. Het kan dan zelfs zo zijn dat dit tegen een lager tarief dan 52% is. 
  

Een fiets van de zaak

 

Zoals wellicht bekend heeft u als werkgever de mogelijkheid een fiets aan uw werknemers te verstrekken, ter beschikking te stellen of te vergoeden. Dit is een regeling die in de praktijk veel wordt toegepast.

De fiets van de zaak is vanaf 2007 geheel onbelast.   Aan het onbelaste voordeel van de fiets zijn wel de volgende voorwaarden verbonden.

  1. U mag maximaal € 749 onbelast laten. Is de fiets duurder dan moet u het meerdere tot het loon rekenen.
  2. De werknemer moet de fiets op jaarbasis voor ten minste de helft van het aantal dagen dat hij naar het werk reist gebruiken voor woon-werkverkeer.
  3. Er mag in het kalenderjaarjaar waarin de fiets wordt vergoed of verstrekt en in de twee voorafgaande jaren niet eerder een fiets zijn vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld.

Naast de fiets heeft u de mogelijkheid een aanvullende vergoeding te geven. U mag aan de werknemer die op ten minste de helft van het aantal dagen dat hij werkt een fiets voor woon-werkverkeer gebruikt een vergoeding geven van € 82 per jaar. Let op! Het is niet noodzakelijk dat de werknemer een ‘fiets van de zaak’ heeft. Ook als hij een eigen fiets gebruikt mag u deze vergoeding onbelast geven.   Verder mag u de kosten van een fietsverzekering ook onbelast vergoeden of zelf een verzekering voor de fiets afsluiten.   Ook als de werknemer een fiets van de zaak gebruikt mag u een onbelaste vergoeding voor woon-werkverkeer geven. Het maakt immers niet uit of de werknemer op een eigen fiets rijdt of op een fiets die hij vergoed of verstrekt heeft gekregen van zijn werkgever. Dit is alleen anders als er een fiets ter beschikking is gesteld door de werkgever. In dat geval is er volgens de fiscale regelgeving sprake van vervoer vanwege de werkgever en kan er geen onbelaste vergoeding voor woon-werkverkeer worden gegeven.

Bedrijfsfitness

Bedrijfsfitness is conditie- of krachttraining van werknemers die georganiseerd of geïnitieerd wordt door de werkgever en die plaatsvindt onder deskundig toezicht. Vanaf 2007 is de voorwaarde vervallen dat de fitness geheel of nagenoeg geheel onder werktijd moest gebeuren. De deelname moet open staan voor 90% of meer van alle werknemers, of 90% of meer van alle werknemers met dezelfde arbeidsplaats; Verder moet er voor wat betreft de locatie worden voldaan aan een van de volgende voorwaarden:

  • De fitness vindt plaats in een vestiging van het bedrijf.
  • De fitness vindt plaats in een fitnesscentrum dat de werkgever voor alle  werknemers heeft aangewezen.
  • De werkgever sluit een overeenkomst met één fitnessbedrijf op grond waarvan de werknemers kunnen fitnessen in elke vestiging van dat bedrijf.

Heeft een werkgever meer dan een vestiging dan gelden de laatste twee mogelijkheden per vestiging.

Reiskostenvergoedingen

Alle zakelijke kilometers die een werknemer maakt mogen onbelast vergoed worden tegen een bedrag van € 0,19 per km. (2009). Er is geen onderscheid tussen woon-werkverkeer en overige zakelijke kilometers. Veel werkgevers geven, met name voor woon-werkverkeer, een lagere vergoeding dan fiscaal is toegestaan. Er ontstaat dan een fiscale ruimte die kan worden benut.

Voorbeeld:
Werknemer Adriaanse woont op 45 km. van zijn werk. Hij reist met eigen vervoer. De werkgever heeft in de arbeidsvoorwaarden opgenomen dat reiskosten worden vergoed tegen € 0,19 maar slechts tot een enkele reisafstand van 30 km. Per dag bouwt Adriaanse dus een fiscale ruimte op van € 5,70 (2 x 15 km. x € 0,19). Uitgaande van 214 dagen is dat op jaarbasis € 1.219,80. Stel dat Adriaanse aan het eind van het jaar een dertiende maand ontvangt dan zou hij van deze dertiende maand € 1.219,80 onbelast uit kunnen laten betalen als reiskostenvergoeding. Afhankelijk van het tarief 42% of 52% levert dit Adriaanse een voordeel op van € 512,31 of € 624,29.


Vakbondscontributie

Een werkgever mag de vakbondscontributie van een werknemer onbelast vergoeden. Hiervoor gelden geen bijzondere voorwaarden.

Niet veel werkgevers doen dit uit eigen beweging of op eigen kosten. Door het opnemen van een uitruilmogelijkheid in een regeling voor flexibele arbeidsvoorwaarden kan een werkgever kostenneutraal de contributie van de vakbond onbelast vergoeden zonder een stijging van de loonkosten.

Inrichting werkruimte thuis

Een mogelijkheid die in de praktijk relatief weinig gebruikt wordt. Op zich vreemd zeker gelet op het feit dat steeds meer werknemers minimaal een dag per week thuis werken. Per 5 jaar mag een werkgever de inrichting van een werkplek onbelast vergoeden of verstrekken tot een maximum van € 1.815. Voorwaarde is wel dat er een contract is opgemaakt tussen werkgever en werknemer waarin is opgenomen dat de werknemer tenminste een dag per week gedurende de normale werktijd thuis in de werkruimte werkt met behulp van telefoon en/of computer. Tevens mag er op die dag niet naar andere arbeidsplaatsen worden gereisd. De inrichting van de werkruimte moet voldoen aan de eisen in het arbeidsomstandighedenbesluit voor wat betreft stoel, bureau en verlichting.

Praktische invoering van flexibele arbeidsvoorwaarden

Gedetailleerde afspraken over arbeidsvoorwaarden à la carte

Het is inmiddels normaal dat in Collectieve Arbeidsovereenkomsten (CAO’s) afspraken over arbeidsvoorwaarden à la carte worden gemaakt.

Het is echter ook altijd noodzakelijk dat de arbeidsvoorwaarden van de werkgever ook worden aangepast. Immers als een werknemer zijn loon, al dan niet tijdelijk, wil verlagen voor een fiscaalvriendelijke beloning dan zal er een aanpassing moeten worden gedaan op de arbeidsvoorwaarden. Het standpunt van de Belastingdienst in deze is dat het moet gaan om een reële aanpassing van de arbeidsvoorwaarden die voldoende realiteitsgehalte heeft.

Belonen á la carte, hoe administreer ik dat?

Met een moderne, geautomatiseerde administratie
Bij een systeem van flexibele arbeidsvoorwaarden hoort een moderne, geautomatiseerde administratie, liefst met toepassing van Employee Self Service: een systeem waarbij medewerkers zelf via de pc hun gegevens kunnen inzien en vaak ook aanpassen. Daarnaast zijn er gespecialiseerde oplossingen zoals FlexBenefits van ADP.

 


Bron

Beschikbaar gesteld door ADP, Services for Payroll & HR



Download deze tool:

Links

Dit dossier is beschikbaar gesteld door ADP, Services for Payroll & HR



Aan items binnen HRnetwerk.nl kunnen geen enkele rechten worden ontleend. Gebruik is op eigen risico, HRnetwerk.nl kan niet aansprakelijk worden gesteld voor het gebruik. Niet bestemd voor commercieel gebruik.


Stuur door       Afdrukken       Toevoegen       Wijzigen

« Terug
Sociale Media
    
    
    
HR kennis - Zoek opties





Geen gegevens.
  • Is ‘mobbing’ grond voor schadevergoeding?

    Een kwaliteitsfunctionaris op de afdeling medische microbiologie van een ziekenhuis eist schadevergoeding wegens ‘mobbing’. Ziet de kantonrechter aanwijzingen voor systematisch pesten door haar leidinggevende? In 2011 speelt de accreditatie van het microbiologisch laboratorium een belangrijke rol. Tussen de nu 59-jarige werkneemster en haar leidinggevende – een arts-microbioloog ...