HR kennis
Home » HR kennis » 1. Beleid & Strategie » Dossiers » Effectiever en efficienter werken
Effectiever en efficienter werken





Hoewel velen een vakopleiding hebben gevolgd, hebben weinig geleerd HOE ze het beste kunnen werken. Voor zowel de medewerker als de organisatie kan dit vervelende gevolgen hebben. Een hoge werkdruk, onnodige werkonderbrekingen, een teveel aan informatie en inefficiënte werkgewoonten leiden uiteindelijk tot een verhoging van de kosten én demotivatie van de medewerker.

Wist u dat…

• Uit onderzoek is gebleken dat één e-mail gemiddeld 5 tot 6 maal wordt geopend en gelezen. Tel het aantal e-mails op een dag maar eens op en bedenk wat voor tijdswinst op alleen dit punt al is te behalen.
• Gemiddeld zoeken mensen 2 weken per jaar naar documenten. Dit geeft aan wat het belang is van een goede archiefstructuur.
• Maar liefst 80% van de documenten in het centrale bedrijfsarchief worden nooit meer gelezen.
• Mensen geven vragen van andere mensen tot maar liefst een acht keer hogere attentiewaarde dan de eigen taken.

Zo zijn er in elke organisatie tal van punten die verbeterd kunnen worden.

Meer tips voor het verbeteren van de effectiviteit:

• Neem een beslissing zodra je iets in handen krijgt

 

Als je iets gelezen hebt, zowel documenten als e-mails, leg het dan niet weg om het later nog eens te lezen om dan alsnog je beslissing te bepalen. Op het moment dat je iets leest bepaal je allereerst direct of er door jou wel actie op moet worden genomen. Is dit het geval bepaal dan meteen wat de actie is en wanneer je deze gaat uitvoeren. Breng alles dus altijd minimaal één stapje verder op het moment dat je het in je handen hebt.



• Bewaar alleen belangrijke zaken
 

We krijgen genoeg zaken waarop geen actie hoeft te volgen. Bedenk of er voor jou een goede reden is om het te bewaren. We zijn geneigd veel dingen (dubbel) te bewaren. Bijvoorbeeld: notulen van vergaderingen worden ook door de notulist bewaard. Op het moment dat je iets terug wilt lezen, kan je daar altijd een exemplaar opvragen.




• Creëer een effectieve werkomgeving
 

Zorg dat je werkplek geordend is en rust uitstraalt. Alleen dingen waar je mee bezig bent liggen op je bureau en binnen handbereik. Andere papieren en spullen leiden alleen maar af van waar je mee bezig bent. Berg deze op totdat je ze nodig hebt. Maak van je bureau geen reclamebord en bewaar alleen relatiegeschenken die je echt zelf gebruikt.




• Zorg voor een overzichtelijke inbox
 

De e-mail inbox is geen takenlijst maar een verzamelpunt voor de binnenkomende post. Gebruik de inbox dan ook alleen voor dit doel. Berg de inkomende e-mail na het lezen gelijk op of gooi deze weg. Thuis gooien we toch ook onze post ook niet terug op de deurmat?





• Verzamel je taken op één plaats
 

Maak één overzicht met daarin al je taken. Voorkom dat je taken verspreid staan in je e-mail, aantekeningen, notulen of in je gedachten. Door taken op één plek te noteren kan je niks over het hoofd zien en creëer je meer rust. Je kan zo ook beter je prioriteiten bepalen.





• Werk aan één ding tegelijk
 

Maak af waar je mee bezig bent, voordat je aan iets anders begint. Meerdere tegelijk doen gaat ten koste van je productiviteit omdat je je minder goed kan concentreren. Zaken die helemaal afgehandeld zijn, kunnen van je takenlijst af. Voorkom dat je takenlijst gevuld is met taken waaraan je wel bent begonnen maar die je nog niet hebt afgemaakt, terwijl dat wel had gekund.



Gelukkig is er een hulpmiddel bij het verbeteren van de effectiviteit.
Het Personal Efficiency Programma® leert, begeleidt en coacht werknemers hun verkeerde werkgewoonten te doorbreken.

Het helpt niet om er alleen over te lezen. PEP® is een praktijkprogramma: je moet elke stap in de praktijk brengen als je er voordeel uit wilt halen. De enige manier waarop de gewenste resultaten werkelijk worden bereikt, is om het NU aan uw kant te krijgen. We noemen dat de DOE HET NU benadering. Door het NU te doen wordt tijd uw bondgenoot en niet uw vijand.

Meer informatie over PEP® kunt u vinden op http://www.pepworldwide.nl/

 


Aan items binnen HRnetwerk.nl kunnen geen enkele rechten worden ontleend. Gebruik is op eigen risico, HRnetwerk.nl kan niet aansprakelijk worden gesteld voor het gebruik. Niet bestemd voor commercieel gebruik.


Stuur door       Afdrukken       Toevoegen       Wijzigen

« Terug
Sociale Media
    
    
    
HR kennis - Zoek opties