HR kennis
Home » HR kennis » 10. Personeelsadministratie » Dossiers » Dos en Donts voor het digitaliseren van personeelsdossiers
Dos en Donts voor het digitaliseren van personeelsdossiers

Het digitaliseren van personeelsdossiers kan allerlei voordelen opleveren. Zo is toegang tot data over medewerkers eenvoudiger, sneller te doorzoeken en altijd aanwezig op de plaats waar deze gegevens nodig zijn. Daarnaast kan het aantal archiefkasten binnen een bedrijfspand aanzienlijk worden teruggedrongen. Het digitaliseren van human resource (HR) documenten is echter een ingrijpende stap. Tijdens de laatste Human Resource Impact Sessie van Perceptive Software zette Claudia Post van Capgemini, naar aanleiding van haar eigen ervaringen, een aantal Do’s en Don’ts op een rijtje.

 



Do’s

  • Kritisch zijn
    Bekijk kritische welke gegevens worden opgeslagen. Niet alle informatie hoeft bewaard te blijven en sommige content is dubbel aanwezig. Let hierbij nauwlettend op de functie van content en bepaal welke content bewaard moet blijven of juist vernietigd kan worden.

 

  • Specificeer
    Specificeer welke informatie in een bestand is terug te vinden over een medewerker. Geef het bestand een duidelijke naam en bundel alleen informatie die daadwerkelijk bij elkaar hoort in één bestand. Informatie is hierdoor snel en eenvoudig terug te vinden, wat op de lange termijn veel tijd kan besparen.

 

  • Betrek gebruikers
    Sommige medewerkers binnen uw bedrijf zullen met regelmaat met het digitale HR-systeem aan de slag gaan. Betrek deze gebruikers daarom bij de ontwikkeling van het systeem. De gebruikers besteden veel tijd in de HR-omgeving en kunnen dus ook goed inschatten op welke punten tijdwinst (en daarmee kostenbesparingen) kunnen worden behaald.

 

  • Integreer CM- en HR-systeem
    Binnen een bedrijf is allerlei content aanwezig die betrekking heeft op HR. Integreer daarom het Content Management (CM)-systeem met het HR-systeem om deze informatie optimaal te kunnen verwerken. Door de integratie kan content na het digitaliseren direct aan de juiste gebruiker en het juiste dossier worden toegevoegd. Dit scheelt niet alleen tijd en daarmee geld, maar voorkomt ook fouten.

 

  • Voldoe aan wetgeving
    De overheid stelt allerlei eisen aan de manier waarop bedrijven met informatie over werknemers omgaan. Zo verplicht de overheid bedrijven dossiers over medewerkers zeven jaar te bewaren in hun archief, ook nadat de medewerker is vertrokken. Zodra de medewerker echter zeven jaar uit dienst is moet de informatie direct worden vernietigd. Bedrijven die hun HR-documenten in papieren varianten opslaan kunnen doorgaans simpelweg niet aan deze wetgeving voldoen, aangezien zij nauwelijks kunnen nagaan welke informatie volgens de wet verwijderd moet worden. Zorg dat uw bedrijf wél aan deze regelgeving voldoet door het HR-systeem te digitaliseren en automatisch waarschuwingen te laten genereren zodra informatie verwijderd moet worden.

 

Don’ts

  • Combineer verschillende soorten content niet
    Binnen een bedrijf is allerlei soorten content beschikbaar. Sla deze verschillende content nooit zo maar in één bestand op. Dit bestand kan hierdoor een enorme omvang krijgen, waardoor het bestand lastig te doorzoeken is. Dit maakt het terugvinden van specifieke informatie in de gedigitaliseerde dossiers een flinke uitdaging en in sommige gevallen zelfs onmogelijk. Dit kost niet alleen onnodig veel tijd, maar brengt daarmee ook onnodige kosten met zich mee.

 

  • Denk niet zonder papier te kunnen
    Het digitaliseren van HR betekent niet dat er sprake is van een ‘paperless process’. De archieven zijn weliswaar gedigitaliseerd, maar de HR-processen verlopen nog steeds via papier. Zo zal in de meeste gevallen nog steeds een papieren variant van een document worden gecreëerd, dat vervolgens wordt ondertekend. Het papieren document wordt vervolgens gescand en genomen in het digitale archief. Het digitaliseren van personeelsdossiers leidt dus niet direct tot het niet langer gebruiken van papier.

    Het is mogelijk documenten digitaal te creëren en te ondertekenen, waardoor wel sprake is van een ‘paperless process’. In dit geval wordt dus niet alleen de HR-database gedigitaliseerd, maar ook de HR-processen. Dit is een ingrijpende wijziging. Het is dan ook verstandig eerst alleen de overstap te maken naar het digitaal opslaan van personeelsdossiers. Zodra medewerkers gewend zijn aan de digitale documenten kan de overstap worden gemaakt naar het digitaal invoeren van documenten.

 

  • Verander huidige HR-processen (nog) niet
    Is het digitaliseren van HR binnen uw bedrijf afgerond? Dan is het mogelijk dat tijdens deze overstap HR-processen aan het licht zijn gekomen die ruimte bieden voor optimalisatie. Zo kunnen sommige stappen wellicht worden ingekort, waardoor tijd wordt bespaard. Verander huidige HR-processen echter niet direct. Het wijzigen van HR-processen is een ingrijpende verandering die tot verwarring kan leiden, iets wat direct na het digitaliseren juist voorkomen moet worden. Laat medewerkers daarom eerst wennen aan het gedigitaliseerde systeem voordat wordt begonnen met het optimaliseren van bestaande HR-processen.

 

  • Geef medewerkers geen persoonlijke training voor het digitale systeem
    Het digitaliseren van HR is alleen zinvol als medewerkers ook daadwerkelijk met het nieuwe systeem overweg kunnen. Het trainen van alle individuele werknemers van een bedrijf is echter zeer tijdrovend en daarmee kostbaar. Het is dan ook niet verstandig alle medewerkers een cursus aan te bieden waarin zij leren om te gaan met het digitale HR-systeem. Daarnaast maakt het overgrote deel van de werknemers gebruik van slechts een klein deel van de mogelijkheden van het digitale HR-systeem. Deze groep kan dan ook prima uit de voeten met een overzichtelijke en uitgebreide digitale instructies. Zo heeft Capgemini een interne Wiki-sectie gemaakt waarin trainingsmateriaal zoals instructievideo’s wordt aangeboden. Alleen personeel dat volledige kennis over het systeem nodig heeft hoeft in dit geval op cursus te worden gestuurd. Denk bijvoorbeeld aan secretaresses die nieuwe documenten toevoegen aan het systeem, maar ook aan het management.

 

Het digitaliseren van personeelsdossiers is een ingrijpend proces dat nauwkeurig uitgevoerd moet worden. Wees bij de ontwikkeling van het systeem dus zowel kritisch als specifiek en ben u bewust van regelgeving waaraan moet worden voldaan. Betrek daarnaast gebruikers in de ontwikkelfase en integreer het CM-systeem in het digitale HR-systeem. Let tegelijkertijd echter goed op niet zo maar verschillende soorten content te combineren en denk niet direct zonder papier te kunnen. Verander huidige HR-processen niet om verwarring te voorkomen. Het aanhouden van deze Do’s en Don’ts helpt zeker te stellen dat de overstap naar een digitaal HR-systeem zo soepel mogelijk verloopt.

 

Wilfred de Jong is verantwoordelijk voor het sales team van Perceptive Software in de Benelux. In deze rol komt hij veel bedrijven tegen die behoefte hebben aan het optimaliseren van de informatievoorziening in hun bedrijfsprocessen en de daarop gebaseerde besluitvorming.


Aan items binnen HRnetwerk.nl kunnen geen enkele rechten worden ontleend. Gebruik is op eigen risico, HRnetwerk.nl kan niet aansprakelijk worden gesteld voor het gebruik. Niet bestemd voor commercieel gebruik.


Stuur door       Afdrukken       Toevoegen       Wijzigen

« Terug
Sociale Media
    
    
    
HR kennis - Zoek opties




  • Plots willen heel veel mensen makelaar worden

    Nu de huizenmarkt weer op volle toeren draait, groeit ook het aantal makelaars ARTIKELNu de huizenmarkt in heel Nederland is opgeleefd, klimt ook het makelaarsvak omhoog in de lijst populaire beroepen. De laatste zeven jaar is het aantal zelfstandige makelaars met 10 procent toegenomen, van 8.200 bedrijven in 2010 naar ruim negenduizend nu. Dat maakte het Centraal Bureau voor Statistiek (CBS) maan...