HR kennis
Home » HR kennis » 9. Uitstroom » Dossiers » Aanzeggesprekken, praktische tips
Aanzeggesprekken, praktische tips

Herken jij jezelf als manager in deze uitspraken? Aanzeggesprekken en ontslagprocedures zijn voor zowel de betrokken medewerkers als de managers moeilijk. Als jij binnenkort een dergelijk gesprek gaat voeren, dan biedt dit artikel wellicht wat hulp in las



 

WIE AANZEGT MOET OOK B ZEGGEN!
PRAKTISCHE TIPS OM AANZEGGESPREKKEN TOT EEN GOED EINDE TE BRENGEN


“Collega’s met wie ik al jaren samenwerk moet ik nu opeens ontslaan!”
“Ik slaap slecht, want ik moet voor het eerst in mijn leven competente mensen aanzeggen.”
“Ik heb net iemand ontslagen: hoe nu verder?”
“Hoe moet ik omgaan met de slechte sfeer op de afdeling?”


Herken jij jezelf als manager in deze uitspraken? Aanzeggesprekken en ontslagprocedures zijn voor zowel de betrokken medewerkers als de managers moeilijk. Als jij binnenkort een dergelijk gesprek gaat voeren, dan biedt dit artikel wellicht wat hulp in lastige tijden. Je vindt hierna praktische tips die je kunt gebruiken om de schade van ontslag zo beperkt mogelijk te houden voor je medewerker - en uiteindelijk ook voor jou als manager.

JE INVLOED ALS MANAGER
In aanzegprocedures kun je, als manager, een hoop maken en breken. Met een beetje pech eindig je in een juridisch gevecht of keert je hele afdeling zich tegen je. Het goede nieuws is dat je ook in positieve zin een bepalende factor kunt zijn. Als je het proces op een zorgvuldige manier begeleidt, leidt dat er toe dat een medewerker die weliswaar aangeslagen is over het verlies van zijn baan, wél vrede heeft met hoe het proces is verlopen. Met hoe jij het hebt gedaan. En daarmee heb je als manager directe invloed op een positieve afwikkeling, en op bijvoorbeeld het voorkomen van rechtszaken.

HET PROCES VAN AANZEGGEN
Het aanzegproces bestaat uit drie fasen: voorzorg, het aanzeggesprek zelf, en nazorg. Hieronder vind je een korte beschrijving van elke fase, en krijg je per fase praktische tips.

FASE 1: VOORZORG
Kort gezegd: in deze voorzorg-fase regel je alle zaken die ervoor zorgen dat je het aanzeggesprek zelf zo goed mogelijk kunt voeren. Heel belangrijk daarbij: voorkomen is beter dan genezen. Hoe beter de band met de medewerker al is, hoe beter het proces van aanzeggen verloopt. Medewerkers die oprechte betrokkenheid ervaren vanuit hun manager presteren beter op de werkvloer en staan meer open voor feedback en nare boodschappen van hun manager. Ook in tijden van slecht weer heeft jouw betrokkenheid dus effect. Investeer consequent in je medewerkers en de kans is groot dat een aanzegproces zonder al te veel kleerscheuren verloopt.

TIPS:

  • Verdiep je in de noodzakelijke (wettelijke) kennis en procedures zodat je goed beslagen ten ijs komt en weet wat je wel en niet kunt toezeggen. Werk nauw samen met HR. 
  • Praat vooraf met een andere manager of je leidinggevende om je eigen emoties in kaart te brengen en te verwerken. Op deze manier kun je je, in het aanzeggesprek, voor de volle honderd procent richten op de emoties van je medewerker. 
  • Ruim je agenda leeg om je op de aanzegprocedure te richten. Gemiddeld is een periode van twee weken reëel. Plan tijd voor de voorbespreking met collega’s, je eigen voorbereiding, de gesprekken, en de nagesprekken. 
  • Plan gesprekken met iedereen, ook met degenen die wel mogen blijven! 
  • Splits het daadwerkelijke aanzeggen en de opvang van emoties en vragen. 
  • Plan alle gesprekken in een zo kort mogelijke periode (liefst 1 dag) om langdurige onzekerheid en onrust binnen de afdeling te voorkomen. Die dag wordt een soort schokgolf waarin je als manager het nieuws kort maar met aandacht brengt. In de dagen daarna, wanneer de eerste schok verwerkt is en emoties en vragen loskomen, heb je de vervolggesprekken met aangezegde medewerkers. 
  • Plan bij de eerste gespreksronden wel buffertijd voor onvoorziene zaken.

FASE 2: HET AANZEGGESPREK
Medewerkers aanzeggen is doorgaans een lastige klus, die je als persoon ook behoorlijk kan raken. Als manager hanteer je voor jezelf dan soms minder effectieve strategieën. Sommige managers draaien uit ongemakkelijkheid om de kern heen, anderen proberen de pil te vergulden (“Zie het als een nieuwe start”), schieten in de verdediging (“Ik vind het ook niet makkelijk hoor om dit te moeten zeggen!”), bedenken drogredenen (“Je past niet in het profiel van het type medewerker dat we straks nodig hebben.”) of nemen te weinig tijd om stil te staan bij de emoties van de medewerker.

Om je medewerker en jezelf zo veel mogelijk ellende te besparen kun je de volgende drie stappen volgen:

1. De klap uitdelen (Kom na een korte inleiding meteen met de mededeling en laat een stilte vallen)
2. De klap opvangen (Geef de medewerker de tijd en de ruimte om het slechte nieuws te verwerken en observeer de lichaamstaal. In het daadwerkelijke aanzeggesprek doe je dit kort, maar met zorg!)
3. Wat nu? (Bespreek de gevolgen en mogelijkheden met de medewerker als deze daaraan toe is)

Deze drie stappen doorloop je kort tijdens het eerste gesprek. Bereid je er echter ook op voor dat je de stappen meerdere malen zal moeten doorlopen. Bij de eerste mededeling zal de focus vooral liggen op de klap uitdelen. Stap 2 en 3 volgen doorgaans uitgebreider in het (reeds geplande!) vervolggesprek. Blijf echter wel steeds oog houden voor het proces van de betreffende medewerker. Belangrijk is dat deze te allen tijde het gevoel krijgt dat zijn gevoelens van boosheid, schrik, angst etc. niet ontkend worden.

TIPS:

  • Zwijgen is goud! Wees stil na het brengen van de boodschap. Er gaan immers duizend dingen door het hoofd van je medewerker (Hoe vertel ik dit thuis? Hoe kan dit? Wat nu? etc.) Weersta dus je neiging om door te praten – bijt je tong af! Daarmee geef je je medewerker even denktijd. 
  • Sta stil bij de emoties van de medewerker totdat hij zelf informeert naar stap 3 (Wat nu?). Omgaan met ontslag is een rouwproces. In een dergelijk proces zijn de fases die doorlopen worden ontkenning, boosheid, verdriet en berusting. Hoe lang die fases duren kun je als manager nauwelijks sturen. Pas je gedrag aan de behoefte van de medewerker aan. 
  • Geef de medewerker ruimte om op een ander moment te kijken naar ‘wat nu?’. Iemand die emotioneel is, kan geen informatie opnemen. 
  • Luister naar je medewerker, ga niet in de verdediging, en overlaad de medewerker niet meteen met allerlei redenen voor het ontslag. 
  • Toon je betrokkenheid maar laat je eigen emoties daarbuiten.

FASE 3: DE NAZORG
Na het aanzeggesprek begint de moeilijke fase pas echt, voor de medewerker, en voor jou als manager. Ontslag heeft effect op de motivatie en gevoelens van de medewerker, overige collega’s en jou. De medewerker moet ondanks het ontslag vaak nog wel komen werken, en dat heeft hoe dan ook impact op de afdeling. Collega’s zijn over het algemeen loyaal aan elkaar en ongerust over hun eigen toekomst. Jij kunt worden gezien als de boeman en staat in veel gevallen buiten de groep.

Het kan verleidelijk zijn je als manager onzichtbaar te maken om alle onrust en negatieve emoties te vermijden. In deze fase is het echter juist belangrijk om je veel op de werkvloer te laten zien. Voer gesprekken met alle medewerkers, met degenen die weg moeten maar ook met de achterblijvers. Door regelmatig een praatje te maken en te informeren naar hoe het ermee gaat, toon je betrokkenheid.

Naast het tonen van betrokkenheid is het van groot belang dat je alle medewerkers informeert. Maak meteen een of meer vervolgafspraken met de medewerker die je hebt aangezegd. Bespreek de procedure, de mogelijkheden en de gevolgen van het aanzeggen en vang je medewerker op. Plan deze gesprekken in totdat de medewerker aangeeft ze niet meer nodig te hebben.

Een ontslagen medewerker raakt snel geïsoleerd. ‘Het nieuwtje’ van de mededeling is er na enige tijd af en iedereen gaat weer gewoon aan de slag. Dit geldt niet voor de medewerker die is aangezegd: die medewerker wordt al snel niet meer gevraagd voor projecten, ontvangt weinig mail, raakt werkzaamheden en klanten kwijt en wordt door sommige collega’s uit ongemakkelijkheid ontweken. De wekelijkse afspraken met jou dienen ook om dit isolement te voorkomen.

Ook de medewerkers die in dienst blijven hebben behoefte aan informatie en duidelijkheid. Plan een vast moment elke week of maand waarin je vanaf de ‘zeepkist’ alle medewerkers op de hoogte houdt van relevante ontwikkelingen. Geef ook aan wat je nog niet weet en wat je nog niet kunt zeggen. Hiermee voorkom je onrust en speculatie.

TIPS:

  • Plan meteen een aantal gesprekken met de medewerker die ontslagen is, waarin je de medewerker bijstaat op emotioneel gebied en hem of haar op de hoogte stelt van procedures, mogelijkheden en gevolgen van het ontslag. 
  • Plan op een vast en terugkerend moment, op een vaste plek ‘zeepkistsessies’ waarin je de anderen informeert. Bijvoorbeeld elke dinsdag om half elf bij de koffieautomaat. 
  • Vergroot je zichtbaarheid op de werkvloer en ga met iedereen in gesprek. 
  • Zorg voor je jezelf en bespreek je eigen emoties met een vertrouwenspersoon als je daar behoefte aan hebt. 
  • Zorg dat je alle relevante informatie verzamelt en informeer je ontslagen medewerker volledig en goed.

We hebben niet de illusie dat aangezegd worden ooit eenvoudig wordt, noch dat aanzeggen voor jou als manager een makkie wordt. We hopen je met dit artikel wel een steuntje in de rug te geven. Aanzeggen is nooit leuk, maar als je het op een zorgvuldige manier doet, kun je je medewerker en jezelf een hoop ellende besparen en op een waardige manier afscheid van elkaar nemen.

Wij wensen jou en je medewerkers veel succes en sterkte toe!


Links

Iris Posthouwer
Rani Zuijdervliet

Trainer/coach bij Vergouwen Overduin



Aan items binnen HRnetwerk.nl kunnen geen enkele rechten worden ontleend. Gebruik is op eigen risico, HRnetwerk.nl kan niet aansprakelijk worden gesteld voor het gebruik. Niet bestemd voor commercieel gebruik.


Stuur door       Afdrukken       Toevoegen       Wijzigen

« Terug
Sociale Media
    
    
    
HR kennis - Zoek opties




  • Bedrijven moeten voor innovatie meer samenwerken

    Bedrijven moeten binnen hun groeistrategie beter nadenken over strategieën om met andere bedrijven samen te werken. Samen innoveren is onontbeerlijk, stelt hoogleraar samenwerking en innovatie Vareska van de Vrande. Innovatieve groei door samenwerking is het thema van de inaugurele rede die Van de Vrande vrijdag 2 juni op de Rotterdam School of Management van de Erasmus Universiteit Rotterdam...